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Digitaler Arbeitsplatz

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Dokumenten-Management

Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen die Automatisierung von Arbeitsabläufen im Umgang mit elektronischen Dokumenten. Durch intelligente Funktionen wie automatische Indexierung, Workflow-Steuerung und Benachrichtigungen können Prozesse effizienter gestaltet werden.

Die DOCBOX® ist als professionelles Dokumentenmanagement INHOUSE verfügbar oder als die leistungsfähige ECM für die digitale Dokumentenarchivierung in der CLOUD.

Schnell und einfach papierlos archivieren

Die DOCBOX® zeichnet sich durch schnelle, einfache Installation und Handhabung aus. Schon kurze Zeit nach der wenige Minuten dauernden Installation und einer Kurzeinweisung können Sie die DOCBOX® in Ihrem Unter- nehmen einsetzen.

Effizient

Die DOCBOX® befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmens- alltag spürbar. Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumenten-basierten Prozesse. Ihre Fragen werden kompetent durch uns oder einen qualifizierten DOCBOX® Fachhandelspartner beantwortet.

Sekundenschneller Aufruf von Dokumenten und Dateien

Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden, vergleichbar einer Suchmaschine im Internet, die Dokumente blitzschnell gefunden. Eine Verschlagwortung ist nicht notwendig, aber möglich.

Revisionssicherheit

Wie in den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchhaltungssysteme" (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.

Kriterien für ein gutes DMS

  • Inhousebetrieb (On Premise) oder Cloud möglich

  • Trennen und Zusammenfügen von PDF Dateien

  • Umstellen von Seiten in PDF Dateien

  • Projektakten aus unterschiedlichen Dateitypen erstellen

  • Suche nach Anmerkungen und Stempeln

  • Einfache Erstellung komplexer Suchen

  • Grafischer Workfloweditor

  • Kopieren von Workflows oder Teilen davon zur erneuten Verwendung.

  • Hinzufügen von internen oder externen Dokumenten im Verlauf eines Workflows

  • Dauerhafte oder befristete Vertretungsregeln in der Administrationsoberfläche erstellen

  • GoBD konforme Emailarchivierung, kein Einsatz eines zusätzlichen Mailarchivierungsprogramms notwendig

  • Anbindung von DATEV oder anderen FiBu-Lösungen ohne hohe Zusatzkosten

  • Abruf beliebig vieler Email-Postfächer

  • Regelbasierte Verteilung von Emails im DMS in der Administrationsoberfläche einrichten

  • Unterschreiben und Signieren per Touchpad oder vorhandener Signiersoftware

  • Löschen von Dokumenten aus dem Archiv mit zwingender Angabe des Löschgrundes und Zustimmung eines Löschberechtigten

  • Transparente Erstellung von Benutzerrechten

  • Betriebssystem und Endgeräte unabhängige Webanwendung (Windows, MacOS, Linux, iOS, Android)

  • Hoch performante SQL-Datenbank im Lieferumfang enthalten

  • Einfacher Wechsel von Inhouse zu Cloud oder vice versa unter Beibehaltung aller Dokumente, Funktionalitäten, Metadaten und Workflows

  • Cloudbetrieb in einem deutschen Rechenzentrum (KEINE Daten bei Microsoft, Amazon oder Google)

  • Einfaches Backup der Datenbank über die Administrationsseite

  • Vollständige Administrationsoberfläche, auch in der Cloud

  • Minutenschnelle Installation des gesamten Systems

  • Relativ geringe Systemanforderungen bei Inhousebetrieb

Schnittstellen

Ihre DOCBOX® lässt sich in beinahe alle Anwendungen einbinden, beispielsweise in Ihre Lohnbuchhaltung, Ihr Warenwirtschaftssystem, Ihr Buchhaltungsprogramm, Ihre Microsoft Applikationen oder die DATEV-Anbindung. Natürlich arbeitet die DOCBOX® auch mit Ihrem E-Mail-Programm zusammen.

Unsere perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Zusatzmodule, wie z.B. OutlookConnect, EasyConnect oder das Stempel-Modul unterstützen Ihren papierlosen Workflow zusätzlich.

Prozesse automatisieren

Die DOCBOX® optimiert Ihre dokumentenbasierten Unternehmensprozesse und verkürzt somit die Durchlaufzeiten.

Exakte Treffer

Die DOCBOX® findet nicht nur das gesuchte Dokument, sondern zeigt exakt die Seite des Dokumentes mit dem Suchbegriff an.

Ablage automatisieren

Die DOCBOX® automatisiert selbstständig die digitale Ablage mit überwachten Ordnern und individuellen Direktdruckern.

Unabhängig

Das hausinterne Arbeiten der Clients mit der DOCBOX® erfolgt browserbasiert. Standortübergreifend und auch mobil per APP.

Einfache Integration

Die DOCBOX® lässt sich in eine Vielzahl von Programmen, wie ERP-Systeme, Fibu oder in MS Office-Produkte integrieren.

Zugriffsrechte verwalten

Die DOCBOX® bietet durch eine klare Regelung von Zugriffen & Berechtigungen im Archiv sicheren Schutz vor unberechtigtem Zugriff.

Standardschnittstellen bereits inklusive

Die DOCBOX® bringt viele gängige Standardschnittstellen bereits mit. Bei Bedarf lässt sich die DOCBOX® auch mit individuellen Schnittstellen ergänzen und so jederzeit funktional erweitern.

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